ERP aneb optimalizace využívání firemních zdrojů

Co je ERP systém? Jedná se o pokročilé informační systémy pro správu a plánování podnikových zdrojů. Správně zvolený a implementovaný ERP systém optimalizuje procesy napříč celou společností. Přečtěte si, jak na využití firemních zdrojů na maximum.

Výběr ERP systému je důležitým strategickým krokem. Vždy byste si měli jasně zmapovat firemní procesy a stanovit si cíle na základě potřeb vaší společnosti. Dalším velkým krokem je samotná implementace ERP systému, která obvykle trvá v řádu větších jednotek měsíců. Jakmile je proces zavádění systému dokončen, můžete jej začít využívat. Co vám přinese?

Vnitřní zdroje firmy a jejich centralizace

ERP systém představuje obrovskou databázi, která propojuje všechny firemní procesy a vnitřní zdroje firmy pomocí specializovaných modulů pro každé firemní oddělení:

• účetnictví, finance,
• sklad, nákup a logistika,
• výroba,
• prodej a marketing,
• další specializované moduly.

Výhodou ERP systémů je centrální správa firemních zdrojů. Všechna firemní oddělení tedy pracují na stejné bázi, firemní procesy neběží izolovaně. To se týká i specializovaného SW, který můžete do ERP systému integrovat a propojit jej s ostatními moduly. Pokud nastane nějaká změna v uživatelských datech některého z modulů, která proniká do dalších firemních oddělení, změna se zobrazí všem relevantním uživatelům. Se správně implementovaným ERP systémem máte jistotu vždy aktuálních informací.

Optimalizace ERP systému

Systém tedy pracuje, všechny moduly máte správně propojené a veškerý firemní SW je integrovaný. Pokud ERP systém ale není průběžně analyzován z hlediska výkonu, může začít stagnovat, případně zpomalovat firemní procesy. To se děje v průběhu času, ale v extrémních případech může začít v řádu měsíců. ERP je obrovská investice času a peněz a musí být analyzován z hlediska výkonu a řádně udržován, stejně jako jakákoli jiná kritická část vašeho podnikání. Zde přichází na řadu optimalizace.

Optimalizace ERP vyžaduje podrobné mapování podnikových procesů. Měli byste si ujasnit požadovaný stav budoucího procesu a jak optimalizace ERP do tohoto procesu zapadá. Mapování podnikových procesů ERP pomáhá zajistit, aby byly cíle projektu všeobecně chápány, přijaty a zůstaly v centru pozornosti od zahájení až do data spuštění. Systém se potom optimalizuje v těchto krocích:

• Evaluace – posouzení zahrnující klíčové členy všech oddělení a shromáždění dat na základě pozorování a procesních studií.
• Analýza – v těsné spolupráci s dodavatelem a implementátorem systému zjistíte, jaké aspekty ERP fungují, kde jsou potřeba vylepšení a kde jsou mezery ve funkčnosti.
• Návrh – dodavatel předloží komplexní plán optimalizace, včetně termínů jednotlivých činností.
• Zavedení – jakmile plán optimalizace schválíte, dodavatel se pustí do implementace odsouhlasených úprav, od zahájení až po uvedení do provozu.

Optimalizace využívání firemních zdrojů

A jak optimalizovaný ERP systém přispívá k ideálnímu využívání firemních zdrojů?

• Kontrola a transparentnost – systém umožňuje kontrolu nad informacemi, které jsou uložené v přesně definovaných formátech. Centralizovaná data jsou snadno dostupná každému zaměstnanci a přispívají tak k vyšší efektivitě. ERP systém tak umožňuje transparentnost napříč podnikovými zdroji.
• Správa finančních zdrojů – ERP zajistí, že zaměstnanci budou moci dodržovat a spravovat rozpočty související s projekty i interními náklady. Pomáhá s vedením účtů a poskytuje jasný obraz o prodejních maržích, ziscích, rozpočtech souvisejících s projektem atd. Díky efektivnímu plánování podnikových zdrojů máte přehled o nákladech a výdajích projektu.
• Přehledy v reálném čase – systém vytváří datové sestavy v reálném čase. Takové zprávy pomáhají zaměstnancům a projektovým manažerům získat komplexní pohled na rozpočty, tržby, milníky atd. ERP tak pomáhá vidět širší souvislosti.
• Efektivnější hospodářství – tím, že ERP kontroluje finanční hospodaření organizace, pomáhá zvýšit návratnost investic, protože zvyšuje produktivitu prostřednictvím svých funkcí. Odstraňuje případné redundance omezením ručního ukládání informací, což zase vede k lepšímu řízení projektů, což následně vede k větší spokojenosti zákazníků. 
• Ochrana dat – mezi výhody ERP patří také zabezpečení a ochrana citlivých dat. Systém umožňuje omezit přístup k datům tak, aby byly k dispozici pouze relevantní informace, a to pouze vybraným zaměstnancům na základě přiřazených rolí. 

Investice, která se vyplatí

Výběr, implementace a optimalizace ERP systému představuje náročný, zdlouhavý a nákladný proces. Pokud se ale provede správně, vyplatí se vám. Skutečně kvalitní a přínosný ERP systém se pro vaši společnost stane nepostradatelným nástrojem s vysokou návratností investic, protože náklady na nákup a údržbu jsou nízké ve srovnání s manuální údržbou firemních dat.